¿Qué opina de la seguridad de esta iniciativa?

El estándar de seguridad del sistema de la carpeta de despacho electrónica es uno de los aspectos clave de la iniciativa. En un comienzo el Servicio Nacional de Aduanas definió estrictos estándares para garantizar la confiabilidad del almacenamiento y la total confidencialidad de la información, lo cuál llevó a definir metodologías de almacenamiento y acceso de primer nivel, como es la obligación de uso de firma electrónica avanzada, para que los fiscalizadores se identifiquen y accedan a la información de las agencias sin posibilidad de ser suplantados. Hoy, luego de mucho dilatarse el inicio del proyecto, la competencia de Editrade en este sistema no estuvo a la altura de estos requerimientos, lo que ha llevado a Aduanas a plantear una posible puesta en marcha sin estas características avanzadas. Editrade, comprendiendo la extrema importancia que tiene la confidencialidad de la información comercial confiada a las agencias por sus clientes, ha insistido y pone a disposición de sus clientes la herramienta completa, sin simplificar los niveles de seguridad, lo que seguramente se traducirá en costos levemente mayores, pero con una total garantía de la seguridad de la información.

Frente a los intentos fallidos que han afectado la credibilidad de este innovador proyecto. ¿Cree usted que están dadas las condiciones para dar inicio a esta iniciativa?

Las condiciones están dadas ciertamente, hace muchísimo tiempo que ya se publicaron las bases y éstas son adecuadas. Además hay proveedores que ya han implementado los sistemas y están en condiciones de partir... ¿porqué no hacerlo?

¿Desde cuando Editrade ha estado desarrollando este proyecto? ¿es un proyecto maduro?

Editrade tiene la tecnología y el conocimiento para implementar este sistema, no por nada entrega la solución informática que usa más del 85% del mercado. Desde el primer momento en que Aduana planteó la idea hemos estado apoyando su diseño e implementación porque vemos que es bueno para todos. Ahora, hace ya más de un año que tenemos el sistema listo y sólo hemos estado esperando que se den las condiciones en Aduanas para dar el siguiente paso.

¿Cuál ha sido el aporte de Editrade en el proceso de análisis y factibilidad técnica?

Como te comentaba, hemos estado apoyando este proyecto desde el comienzo; eso significa que hay muchas cosas que se han dicho sin que necesariamente sean ideas exclusivas nuestras. O tal vez lo fueron, pero eso no interesa. Lo importante es que hoy hay un proyecto bien diseñado que servirá a todos para bajar costos y ganar en agilidad.

¿Cómo se integra con los otros productos de Editrade? ¿Existen más beneficios al contratarlo con Editrade?

Bueno, ciertamente participar del diseño e implementación de un producto dirigido a los Agentes de Aduanas tiene como ventaja que podemos visualizar múltiples interacciones con el sistema de gestión aduanera que comercializamos (SIGAD), por lo que es un producto sumamente integrado, pensando en la eficiencia y comodidad de nuestros clientes.

¿Si una Agencia de Aduanas no opera con SIGAD, puede operar con Editrade como prestador de servicios de Carpetas de Despacho Electrónicas?

Ciertamente. Tal vez no obtenga las ventajas adicionales que implican la integración con SIGAD, pero sí obtendrá los beneficios de operar con la seguridad y confianza que sólo un líder del mercado puede garantizar.

¿Cuales son los costos operacionales al interior de la Agencia de Aduanas al contratar este servicio?

Bueno, ciertamente eso es un tema muy particular de cada Agencia. Dependiendo del grado de avance de este proyecto en el tiempo además, de seguro vamos a ir viendo progresos. Hoy como se visualiza, disminuirá radicalmente el trabajo de quienes clasifican y administran la documentación que debe ser conservada, por un lado, y por otro tendremos un leve incremento de trabajo para cada pedidor o bien se creará un nuevo cargo, el relacionado con el escaneo y clasificación digital de los documentos. En otro ámbito, tendremos ciertamente el costo de arriendo del sistema, pero también se podrán liberar importantes espacios físicos hoy destinados al almacenamiento de los documentos, con el consiguiente ahorro en infraestructura de arriendo, o pudiendo redestinar esos espacios al crecimiento de la agencia o quizás para ser puestos en arriendo a un valor mucho más relevante que el costo que proyectamos para el sistema.
En Editrade hemos estudiado los scanner de alta producción y reducido tamaño físico, los cuales escanean los documentos por ambas caras de una sola pasada en un poco más de 1 segundo por hoja, esto disminuye el impacto operacional que implica estar digitalizando diariamente gran cantidad de carpetas de despacho, pudiendo digitalizar ,en 1 minuto o menos, todos los documentos que conforman un despacho.

¿La Agencia de Aduanas debe hacer inversiones adicionales para operar con las Carpetas Electrónicas.?

Los únicos requisitos que tendrán las agencias de aduanas para operar con el sistema serán un escáner homologado y una buena conexión a internet, estable. Dependiendo de las necesidades del mercado, es probable que existan ofertas de arriendo interesantes para ambos servicios.

¿Que costo tiene el servicio?

Es un tema por evaluar, sin embargo tenemos la convicción de que debe ser más barato que lo que cuesta hoy mantener y administrar un documento en papel.

¿Qué beneficios o impacto trae para la Agencia de Aduanas el uso de las Carpetas Electrónicas?

Eficiencia: Se elimina la necesidad de ir físicamente al servicio para cumplir un requerimiento de fiscalización, se pueden responder mucho más rápido estos requerimientos y se elimina la necesidad de organizar grandes volúmenes de papel, cuidarlos de las amenazas como por ejemplo plagas de insectos, ratones, agua, fuego, degradación del papel e imágen de fax y los costos asociados al espacio físico que ocupan.

¿Qué beneficios tiene para el Servicio Nacional de Aduanas?

Ciertamente esto facilitará la labor de fiscalización, pero no sólo eso: este será el puntapié inicial para muchas otras modernizaciones que vienen. Para ir migrando desde el papel hacia la gestión 100% electrónica se necesita ir cambiando los esquemas de a poco.

¿Qué beneficios o impacto tiene para los importadores y Exportadores?

Yo pienso que aquellos importadores y exportadores que hoy obtienen un servicio de primer nivel no notarán mucha diferencia, ya que hoy sus agentes de aduana probablemente cuidan muy bien de sus documentos por los 5 años que Aduanas exige, y además suelen contar con imágenes digitalizadas de sus documentos si es que lo consideran importante y se les otorga el servicio especialmente. La gran diferencia puede ser el costo, ya que gracias al proyecto, estos beneficios dejarán de ser una pesada carga adicional para el agente de aduanas y pasarán a ser un cómodo estándar en la industria.

¿Desde cuando puede una Agencia de Aduanas comenzar a operar con las Carpetas Electrónicas?

Tan pronto como el Servicio Nacional de Aduanas lo permita.

¿Cuanto demora la implementación del servicio?

Uno de nuestros objetivos es la rápida implementación del servicio, que sumado a una interfaz de usuario amigable, permite entrar en producción en muy poco tiempo. Posiblemente sólo un par de días.

¿Qué debe hacer la Agencia de Aduanas con su archivo en papel?

Lo que estime más conveniente; los documentos en papel una vez digitalizados y firmados no tendrán mucha utilidad y valdrán lo mismo que una impresión de los documentos que habrá en el sistema. Probablemente será necesario preocuparse de destruirlos para que no caigan en malas manos.